Lo studio è la ‘stanza dei bottoni’ della famiglia che ci abita. È lo spazio dove si archiviano i documenti più importanti, si pagano le bollette, si tiene in ordine il bilancio di casa. Affinché le tue esperienze con burocrazia e incombenze legali siano il più serene possibile, è vitale che questa zona sia gestita con la massima precisione e organizzazione. Innanzitutto seleziona con attenzione cosa archiviare in questo spazio (è inutile conservare qui i tuoi modelli da ricamo o le tue riviste preferite). Può esserti utile una macchina distruggi documenti, usala ogni volta che elimini qualche foglio o certificazione importante.
Perchè è importante tenere i documenti in ordine
Bisogna tenere i documenti in ordine per diverse ragioni. Innanzitutto, un sistema di archiviazione ben organizzato consente di trovare facilmente i documenti necessari quando si hanno bisogno di essi, risparmiando tempo e sforzo. Inoltre, tenere i documenti in ordine aiuta a evitare la perdita o lo smarrimento dei documenti importanti, che potrebbero causare inconvenienti e problemi.
Inoltre, un sistema di archiviazione ben organizzato aiuta a mantenere la sicurezza dei documenti, specialmente quelli che contengono informazioni sensibili, come informazioni personali, finanziarie o mediche. Se i documenti non sono archiviati correttamente, potrebbero cadere in mani sbagliate e causare problemi come il furto d’identità o la frode.
Inoltre, tenere i documenti in ordine è particolarmente importante per le attività commerciali, dove la gestione dei documenti è fondamentale per mantenere la conformità alle leggi e alle normative e per una corretta contabilità. Una gestione dei documenti adeguata aiuta anche a mantenere una buona reputazione aziendale e a prevenire eventuali problemi legali.
Infine, tenere i documenti in ordine può aiutare a mantenere una maggiore produttività e una riduzione dello stress. Non dover cercare a lungo i documenti e non dover affrontare situazioni di emergenza dovute alla perdita o alla mancanza di documenti, permette di lavorare in modo più efficiente e di ridurre il livello di stress.
Come conservare i documenti
Dopo ogni acquisto di elettrodomestici o altri oggetti di valore, archivia con cura lo scontrino (conservando l’originale e una fotocopia), il codice prodotto e la garanzia in un raccoglitore apposito. In caso di guasti, avrai tutto a portata di mano e potrai attivare rapidamente la riparazione.
Per un archivio di famiglia facile da consultare, ordinato e che occupi poco spazio, la soluzione migliore è sempre la digitalizzazione! Le stampanti multifunzione in commercio hanno solitamente lo scanner incorporato che ti facilita il compito, ma ricorda che i documenti più importanti vanno conservati anche in originale.
Dedicati con regolarità ad esaminare i documenti
-tutti i fine settimana dedica 30 minuti al riordino di pagamenti, entrate e documenti della settimana
-una volta al mese, archivia tutto con i criteri che hai stabilito
-a gennaio dedica un pomeriggio a distruggere i documenti ‘scaduti’ e archivia il resto.
La carta sembra moltiplicarsi da sola? Per evitare accumuli inutili verifica quanto a lungo conservare i documenti.
-Bollette, ricevute e stipendi.
Spiana le bollette da pagare e tienile in bella vista in una cartellina trasparente. Archivia il resto in cartelline dedicate e conservale per 5 anni almeno.
-Spese e verbali condominiali.
Conserva tutto insieme alle ricevute di versamento, divise per anno, almeno per 5 anni.
-Resoconti bancari e contratti assicurativi.
Archivia gli estratti conto anno per anno e conservali per 10 anni. Non buttare mai le polizze vita.
-Auto, moto, camper
Archivia bollo, assicurazione, certificato di proprietà e chiave di riserva in una cartellina dedicata per ogni mezzo.
In questo modo è possibile conservare i documenti in modo ordinato.
